Сопроводительное письмо к документам. Образец.

Сопроводительное письмо к документам. Образец. 2019

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в doc

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в docx

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в pdf

Зачем писать сопроводительное письмо?

Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:

  • подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
  • обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
  • вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.

Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.

Правила оформления документа

Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация. Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.

Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ. Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.

Структура сопроводительного письма

Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:

  • адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
  • исходный номер регистрации и дата запроса;
  • основной текст;
  • список прилагаемых бумаг;
  • данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
  • контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

Как писать не нужно

Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:

  • отсутствие даты составления документа;
  • допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
  • большой объём, превышающий один лист;
  • указание вида документа;
  • написание заголовка, не передающего суть текста;
  • вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
  • неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.

Шаблон сопроводительного письма

Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О. и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок. Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.

В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.

Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в doc

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в docx

Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в pdf

Пригодился документ? Сохраняйте страницу в соцсетях!
obrazec-dogovora.ru