Организации в процессе своей деятельности могут столкнуться с необходимостью передачи официальных документов, как внутри (например, между подразделениями), так и в другие компании и учреждения. Чтобы избежать разногласий по поводу соответствия пакета деловых бумаг приложенному списку, составляется образец акта передачи документов.
Скачать акт передачи документов — образец 2024 в doc
Скачать акт передачи документов — образец 2024 в docx
Скачать акт передачи документов — образец 2024 в pdf
В каких случаях требуется оформление акта?
Составление образца акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Скорее он требуется для предупреждения возможных конфликтных ситуаций между контрагентами по поводу соответствия переданных официальных бумаг.
Почему важно оформить документ:
- Акт приема-передачи подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу. Это означает, что он может использоваться при разрешении споров в судебном порядке.
- Данная форма также составляется внутри компании для подтверждения факта предоставления кадровой, бухгалтерской и другой документации.
- При сдаче дел и должности, связанной со сменой сотрудников, заполнение бланка требуется для того, чтобы новый специалист видел весь список имеющихся дел.
- Образец акта приема-передачи документации составляется при сдаче документов в архив (внутри организации и на госхранение). Данная процедура позволяет вычислить, где находится необходимое дело в случае необходимости, например, при проверке.
- Реорганизация или ликвидация организации сопровождается заполнением соответствующего формата документов.
Образец акта приема-передачи технической документации регистрируется при передаче объектов недвижимости.
В итоге, любое совершаемое действие в рамках взаимодействия контрагентов между собой должно быть подтверждено документально.
Правила оформления акта приема-передачи документов
Образец акта приема-передачи документов предполагает ряд правил его оформления:
- бланк должен соответствовать общим установленным требованиям (ГОСТ);
- в нем должны содержаться все необходимые сведения;
передаваемые документы прописываются в соответствии с названиями, указанными в номенклатуре дел или учетной политике предприятия; - для бланков строгой отчетности составляется отдельный список;
члены комиссии указываются только в соответствии с приказом об их назначении; - перечень передаваемой документации оформляется в виде таблицы.
Содержание документа
Компания может самостоятельно разработать форма данного типа документа или скачать его в интернете. Но в любом случае в содержании бланка должны быть отражены следующие пункты:
- название свидетельства передачи;
- фактические и юридические адреса отправителя и получателя;
место оформления сделки; - дата составления (подписания) и регистрации;
- наименование юрлица и организационно-правовая форма;
- почтовые реквизиты – для юрлиц;
- ФИО представителей передающей и принимающей стороны (по необходимости с внесением паспортных данных);
- перечень передаваемых официальных бумаг, с указанием их подлинности (копийности), количества экземпляров и страниц, номеров документов;
- для повышения достоверности может быть изложено краткое содержание передаваемого документа;
- подписи участников договора, заверенные печатями.
Нарушение условий содержания ставит под сомнение правомерность образца акта приемки-передачи документов.
Требования к документу
Несмотря на то, что при возникновении конфликтных ситуаций данный акт является неоспоримым доказательством правоты одной из сторон, жестких требований к его разработке и оформлению нет. При этом он должен соответствовать минимальным нормам права. Поэтому простой образец акта приема-передачи документов должен отвечать следующим требованиям:
- Оформляется на бумажном носителе, формата А4, не допускается составление в электронном варианте.
- Заполнение шаблона разрешено в печатном и письменном виде.
При заключении сделки между юрлицами используется специально разработанный фирменный бланк организации. - Количество экземпляров должно соответствовать числу заинтересованных сторон (обычно 2 шт.).
- Не должен содержать лишнюю информацию, затрудняющую понимание сути дела.
- Изложение сведений осуществляется в официально-деловом стиле.
- Обязательно прописывается название документа, отражающее цель его создания.
- Факт передачи объекта сделки между компаниями заверяется печатью, внутри организации достаточно подписей.
Образец акта приема-передачи ТМЦ
Передача товарно-материальных ценностей от одной компании другой подкрепляется подписанием соответствующих официальных бумаг. В их число входит свидетельство передачи ТМЦ.
Допускается использовать типовой бланк или оформленный организацией самостоятельно в соответствии с требованиями. Шаблон свидетельства приемки можно скачать на тематических сайтах или форумах в интернете.
Основные пункты, которые обязательно должны быть указаны в соглашении:
- перечень ТМЦ с описанием;
- идентификационные данные (госномера, заводские реквизиты и т.д.);
- опись сопроводительной документации (сертификаты, паспорта, гарантийные талоны, инструкции и т.п.).
Необходимость в составлении официальной бумаги связана в первую очередь со сменой материально ответственного лица, за которым закреплены ТМЦ.
Скачать акт передачи документов — образец 2024 в doc